建設工程項目檔案管理是工程項目建設的有機組成部分。建設工程項目檔案直接反映了建設工程項目質量，其與工程使用和管理有著十分緊密地聯系，工程的使用和管理始終離不開檔案的支持；建設工程項目檔案不僅對本身工程有著指導利用的作用，而且對其他同類工程的設計建設也有著重要的參考借鑒作用；建設工程項目檔案得到重復多次利用，是建設工程項目檔案活力和價值的體現；建設工程項目檔案管理是建設工程質量控制的重要環節，其重要性更不言而喻。

二、提高建設工程文件管理水平的有效途徑

(一)加強政策宣傳

要做好項目工程文件管理工作，各部門的支持和合作是必不可少的。我們在建設工程項目檔案的收集過程中，要注重運用規范、科學的技術手段，通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規以及其重要性，積極主動的開展檔案宣傳工作，使廣大工作人員真正認識到做好建設工程項目檔案工作的重要意義，真正了解各自應盡的職責和義務。

（二）提高隊伍素質，增強責任意識

“工欲善其事，必先利其器”，學習能提高個人素質，提升我們的道德素養，進而不斷提高自身解決工作實際問題的能力。無論是專業的還是兼職的文件管理者，都要加強文件工作的職業道德建設，自覺確立愛崗敬業，默默獻出意識，在思想上真正愛文件工作的工作風格建設，加強自己辛苦，為基層服務的意識，加強工作的責任感和使命感，終身學習，終身教育的思想觀念，培訓與自學相結合，向領導、同事學習，學習他們良好的工作方法和工作經驗

(3)加強組織領導，完善制度建設

加強組織領導，堅持工程項目建設和工程文件管理雙手抓住，健全管理網絡。項目建設單位應將設計、施工、建立等各參與單位納入管理網絡，建立文件領導小組和文件工作小組，明確管理領導、責任部門和工作人員，對本系統文件管理工作履行監督、檢查和指導的責任。以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案監督管理和具體業務，順利管理檔案機構和各檔案生成部門和部門管理系統，明確責任。完善制度建設，建立健全文件管理和建設工程文件備案等各項工作制度，將制度細分為各項工作標準程序，確保文件管理工作有章可循，有法可依，達到規范化管理目標。

制定《建設工程項目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號規定》、《檔案修改補充制度》、《檔案檢索及機房管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法（暫行）》等一系列規章制度。從文件的收集、整理、立案、存檔、保管、統計、借閱、利用、銷毀、安全保密等工作的各個環節，建立健全完善的制度和有效措施，將制度的執行情況納入文件工作人員崗位責任制進行審查，進一步規范、細分文件管理工作，依法將文件工作納入法制化的管理軌道。

三、加強建設工程項目檔案管理的新舉措

（一）強化責任考核，加強跟蹤指導

建立檔案目標管理考核機制，把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結合競爭、符合標準、創優、評價等活動，加強評價激勵。在領導意識、人員素質、資金執行、制度完善、收集完善、質量整理等環節加大審查力度，不斷加強參加者文件責任意識，推進文件工作責任制管理。跟蹤指導是文件部門在收集工程項目文件時掌握第一手資料的必要條件，也是規范竣工資料的重要手段。工程文件產生貫穿工程項目的招標、招標、施工和竣工的全過程。文件部門應根據年度工程進度計劃內容，制定相應的跟蹤指導計劃，從工程項目施工開始派專業技術人員跟蹤指導，對該工程竣工文件的交付檢查提出明確要求，切實控制工程竣工文件。對于不按規定執行的公司，工程竣工檢查記錄后未提交文件的公司，立即提出書面整改意見，仍未按時提交的，按規定給予適當的經濟處罰，嚴重執行責任追究制度。

(二)加強崗位技能培訓，提高人員業務水平

與工程建設相關的設計、監理、承包、施工部門多數人員無法認識工程文件的重要性，缺乏系統的文件工作技能，因此加強這些人員的培訓非常重要。具體來說，通過多種渠道，可以采用多種方者檔案人員進行專業建設工程檔案業務培訓，介紹有關檔案管理工作的法律法規和各管理制度，對建設工程檔案的收集范圍、整理要求、交貨時間和竣工檔案檢驗的基本要求進行專業系統的培訓指導。這樣，各參建單位檔案管理人員在增強檔案管理意識的同時，也可以提高檔案管理工作水平，為工程檔案收集齊全、規范整理、安全保管和有效利用發揮了重要的作用。

(3)建立重大工程項目竣工文件備案工作協調組

建設工程項目文件的形成貫穿于項目立項、評價、設計到施工、竣工、交付使用的全過程，文件資料的形成、積累、備案是一個復雜的過程，其中涉及一些部門、多個環節和多個專業，備案范圍包括建設項目前期文件、招標文件、施工文件、監理文件和竣工驗收文件比較大的工程項目，必須設立竣工文件協調組。一般由計劃部門、工程部門、財務部門、文件部門、設計部門、施工部門、監理等構成，協調各方面的工作，保證工程項目竣工資料備案的順利進行。

(4)提高建設工程文件管理信息化水平

建設工程文件管理應提高信息化水平，提高文件管理效率。一方面，加快紙質文件數字化整理，另一方面，嚴格按照國家有關電子文件的備案和管理規范、文件數字技術規范等標準，統一建設系統數據庫，統一文件信息的備案存儲格式，在信息技術條件下全面收集各種文件，安全保管各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料電子文件通過掃描等形式一并上傳數字檔案館，從而通過網絡就能實現檔案便捷快速的查閱和利用，真正做到檔案內容的現代化、數字化管理。