監理資料是在工程監理過程中逐步形成的。而整個工程監理過程環節繁雜，專業各異，不論是總監理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理材料產生在監理過程中的特點，制定誰監理、檢查、誰負責的監理資料管理原則是合適的。因此，監理機構內部應明確分工，劃分監理工作范圍，建立內部責任制。監理的工作范圍明確了，監理資料的責任也明確了。

專業監理工程師負責本專業原材料、分項工程檢驗和監理資料(包括附件)的收集和整理，分部工程檢驗完畢，必須向完整、真實的監理資料提交資料員檢驗備案。資料員負責監理資料的檢查、分類整理。為了保證監理材料管理工作的有序進行，項目監理機構還應建立內部工作制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、報告制度和監理人員輪流工作替代制度，確保工作場所不缺人，工作由人管理，監理日記由人記錄，確保監理材料的連續性、完整性。

監理人員報告監理工作時，應同時報告監理資料。總監理工程師在檢查監理人員的工作時，也應同時檢查其負責的監理資料。從監理材料的質量可以評估該監理人員的工作質量。

要注重對施工材料的監理。

監理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監理的全過程中，還必須重視對施工資料的監理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格文件。監理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起。我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，逐步檢查。對施工資料的監理是監理工程師的重要工作內容。

施工資料也是日后施工單位質量責任的證據。施工單位有義務管理施工資料。為了促進施工部門重視施工資料管理，必須在第一次施工現場例會上強調施工資料的重要性，說明施工檢驗的相關程序和基本條件。特別是在施工準備階段必須嚴格檢查，堅持檢查需要資料，各施工資料必須真實合格的原則。在平時的工程例會上多次重申，得到業主的理解和支持。

加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持。

監理資料管理工作與其他監理工作一樣，需要加強與業主的溝通，贏得業主的理解和支持，監理資料中的施工合同文件、調查設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位和標高資料、地下障礙物資料等，由業主提供。平時工作的交往信、會議紀要、監理工作聯系方式等也與業主有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業主溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支持，否則工作很難開展，監理資料的管理工作就難以落實。

監理日記是監理人員檢查監理工作、監理資料的主線。

監理日記是每天記錄監理工作和施工活動的重要資料，內容涉及工程建設的全方位，時間的連續性強，這是監理人員檢查監理工作和監理資料的重要線索。

總監應每天在監理日記上簽字，檢查監理人員的工作，熟悉監理狀況。監理日記的檢查，監理工程師根據監理人員的責任和施工進度，可以檢查監理日記是否有錯誤的部分。例如，工程施工已經到了基礎檢查階段、工程項目某單位的土建。專業監理日記中，該單單位的施工方案檢查、材料檢查、測量放線檢查、基礎隱蔽工程檢查等事項，期間還應有工程例會、質量問題處理等事項。根據這些記錄，可以進一步檢查監理人員負責的監理資料是否完整、及時、分類有序。如果監理日記中記載水泥入場檢查，可以檢查當天是否有水泥檢查表，檢查附帶的水泥合格證、準用證等質量證明資料是否齊全、有效的當天有測量放線檢查記錄，檢查當天是否有測量放線檢查表，檢查附帶的施工單位的自我檢查資料和測量成果、監理再檢查記錄等。也可以根據監理資料檢查監理日記。例如，根據某個原材料報告書的日期，檢查那天的監理日記是否有記錄等。這不僅檢查了專業監理工程師負責的監理資料，還檢查了監理工作的質量。監理日記審查后，總監理工程師必須簽字留下記錄。目前，一些監理日記過于簡單，內容不完整。一些記錄內容不準確，只記錄了施工形象的進度，但監理的工作內容沒有認真記錄。一些記錄日期與施工數據不匹配。監理日記缺陷，監理工程師應及時檢查，督促糾正。這樣，總監理工程師可以通過監理日記的檢查，掌握每個監理人員的工作情況，同時督促監理人員按照規范進行監理工作。

實踐證明，要管理監理資料，在提高監理人員素質的基礎上，監理工程師要重視，完善制度，執行責任，勤于檢查督促。這樣，工程完成后，就可以留下滿意放心的監理資料。