民間流傳一句話:“人管人累死人,制度管人管靈魂”,內部控制猶如企業的內部法律,滲透到水管單位各個經濟活動中,涉及在職的每個人,日常工作中出現的錯誤和風險粗看是個人的職責,仔細研究都是內部控制環節的失察。健全有效的內部控制可以提高水管單位管理水平,合理保證經濟活動合法合規,強化對內部權力運行的制約,可以減少意外損失和提高防范風險能力,而且有助于保證水管單位能夠實現經營目標,對單位可持續性發展有著重要的意義。
二,水管單位內部控制的特點及存在的問題
(一)水管單位內部控制的特點
水管事業單位指直接從事水利工程管理,具有獨立法人資格,實行財務獨立核算的水利工程管理單位。水管單位內部控制主要涉及預算業務,收支業務,政府采購業務,資產管理,項目管理,合同管理。自來水公司的資金來源比較單一,主要是財政資金和經營收入,支出內容主要是人員經費,管理費用和水利工程類項目支出,財務收支活動內容少,內部管理多被財務部門理解,業務部門一般不重視內部管理。
(二)內部流程圖制作粗放
內部控制建設需要整理各種經濟活動業務,然后制作業務流程圖,很多流程圖制作粗放,沒有形成整個單位的控制系統。各部門編制的流程有的注重業務內容順序,有的注重審批順序,控制內容單一。另外,法律制度、人事、職場責任變更時沒有及時更新過程。
(三)預算業務控制力度不夠
水管單位每年編制財政要求的部門預算,盡管編制程序需要“二上二下”,留給財務部門的編制時間有限,導致預算編制質量低。單位各部門之間沒有充分協調溝通。經常會出現財政資金預算收支制作細致、經營收支預算制作粗糙的現象,與前一年數據缺乏對比,與本期發生額差距較大,缺乏一定的預算約束力。
(四)實物理財不嚴
部分水電單位成立時間較長,固定資產類目,品種多,理財職責不清,歸口管理部門不清楚,存在扯皮現象,資產使用和存放責任未落實到具體個人,可能造成資產丟失、損壞、損失維修的風險。資產日常維護不當,長期閑置,沒有建立資產明細賬戶,資產賬戶可能不一致。
(五)缺乏有效的內部審計與監督機制
有些水管單位成立時間長,由于人數限制存在長期不論崗不輪換現象,有可能造成懈怠,舞弊或者損害單位經濟利益的事情。在相近的職場之間沒有設置AB職場的工作制度,休假,出差和其他原因無法完成的情況下,業務處于停業狀態。內部審計部門的內審人員大多是兼職職工,工作動力及積極性不高,工作受限于行政部門,獨立性得不到體現。
三,完善水管單位內部控制建設的建議
(一)提高全員對內部控制的認識
水管單位內部控制是一個系統的動態過程,內部控制的一個重要原則是全面性。內部控制應當貫穿決策,執行和監督過程,覆蓋單位的各種業務和事項全過程,全員性控制,不是一兩個部門的責任,不存在內控空白點。內控制度建設離不開一把手的支持,更需要全員樹立內部控制意識,必要時可以邀請專家講座或參與專業培訓,為內控建設營造一個良好的環境,使單位內控建設上升到新的水平。
(二)強化流程圖控制,關注風險點
流程圖繪制在內控建設中起著舉足輕重的作用,組織相關人員對單位的預算,收支,政府采購,資產管理,項目管理,合同管理等進行梳理總結,明確各項業務的目標,范圍和內容,重點關注風險點,審批程序,時限,并將各個業務的決策機制,審批執行機制和監督機制融入流程中的每個業務環節,細化業務流程中的各個環節的部門和崗位設置,明確其職責范圍和分工。根據每個崗位的流程圖形成單位的整體流程圖,根據政策法規的變化及時更新業務流程圖,從上到下輕松掌握工作業務內容。
(3)提高經營收支預算制作水平
水管部門必須提前制作預算時間,預算不能停留在完成財政發行的部門預算報告制作任務水平。在財政沒有發布預算指標之前,提前分析經營資金收支預算,比較一下,考慮到前一年的實際數量,考慮到今年的變化因素,各部門的經濟業務,如資產購買、人員變動因素、車輛變化等,計劃全年的預算收支,制定更細致的經營收支預算草案。水管單位每年都會產生水利工程維修養護經費類項目開支,業務科提前規劃好項目開支預算編制的基礎工作,為后期項目開支預算做好充足準備。
(4)加強實物資產動態管理
理財需要財務部門,使用部門,管理部門共同配合。確定實物資產的歸口管理部門、資產使用和保管負責人。建立資產賬戶,加強實物資產管理,每年進行全面的資產檢查活動,實現賬簿一致,重新檢查各計量機構的資產有相應的使用和保管負責人,形成書面的資產檢查報告書。建立資產信息動態管理系統,如人員變動時及時交接,更新卡臺賬,每季度或每半年做資產統計,匯報,分析工作。
(5)加強內部動態監督機制,完善內部控制報告制度
相近崗位設置AB崗位責任制,必要時可對重要崗位進行專項審計。建立與工作內容相結合的動態監督機制,不同部門調動人員組成內部監督小組,可定期或不定期進行內部監督,特別是重要崗位風險點和重要環節交流,交流,及時討論發現的問題,整改。每年參照《行政事業單位內部控制規范(試行)》進行有效性評價,重點考慮內部控制設計的全面性、合理性、平衡性、合法性、適應性,制作單位內部控制評價報告書,指出存在的問題、缺陷,及時向單位負責人報告,以便后續采取整改措施。
四、總結
自2014年執行《行政事業單位內部控制規范》以來,我們一直重視內部控制建設,取得一定成績。但內控建設是一個長期,即時的工程,真正融合到事業單位運行過程中任重道遠。腳踏實地做好內控工作,將內部控制的方法:不相容崗位相互分離,內部授權審批制度,歸口管理,預算控制,財產保護控制,會計控制等,融合到單位的制度設計和日常工作中。
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